Wir alle lieben Excel. Bis wir es hassen.
Excel ist genial. Flexibel, überall verfügbar, jeder kennt es.
Aber irgendwann passiert das hier:
- Die Excel-Datei ist 50MB groß und lädt ewig
- Niemand weiß mehr, welche Version aktuell ist
- Formeln brechen, wenn jemand eine Zeile einfügt
- Drei Leute bearbeiten gleichzeitig – Chaos garantiert
- "Das Excel von Klaus" ist die einzige Wahrheit, aber Klaus ist im Urlaub
Wann Excel okay ist
- Einmalige Berechnungen
- Persönliche Listen
- Schnelle Datenanalyse
- Prototypen
Wann Excel zum Problem wird
1. Mehrere Personen arbeiten regelmäßig daran
Excel war nie für echte Zusammenarbeit gedacht. "Datei wird von anderem Benutzer bearbeitet" ist der Albtraum.
2. Die Daten sind geschäftskritisch
Wenn eine Formel falsch ist und niemand es merkt, können die Konsequenzen teuer werden.
3. Sie brauchen Auswertungen und Reports
Sobald Sie regelmäßig die gleichen Reports aus Excel ziehen müssen, verschwenden Sie Zeit.
4. Compliance-Anforderungen
DSGVO, Revisionssicherheit, Zugriffsrechte – Excel kann das nicht.
Die Alternativen
Für Kundendaten: CRM-System
HubSpot (Free), Pipedrive, Zoho CRM. Endlich alle Kundeninfos an einem Ort.
Für Projektmanagement: Trello, Asana, Monday
Boards statt Tabellen. Übersichtlicher, kollaborativ, mit Erinnerungen.
Für Buchhaltung: Lexware, DATEV, sevDesk
Automatische Kategorisierung, Steuer-Export, weniger Fehler.
Für IT-Dokumentation: Unsere Lösung ;)
Hardware, Software, Lizenzen – strukturiert statt in 17 Tabs.
Der Umstieg
Ja, es ist Aufwand. Aber die Zeitersparnis zahlt sich schnell aus:
- . Analysieren: Welche Excel-Dateien sind kritisch?
2. **Priorisieren**: Welche verursachen die meisten Probleme?
3. **Migrieren**: Schritt für Schritt, nicht alles auf einmal
4. **Schulen**: Team mitnehmen
Fazit
Excel ist ein Werkzeug, kein Betriebssystem. Wenn Sie sich bei dem Gedanken an Ihre Excel-Dateien unwohl fühlen, ist es wahrscheinlich Zeit für ein Upgrade.
Wir helfen gerne bei der Analyse, welche Prozesse besser woanders aufgehoben wären.