Wenn der IT-Partner nicht mehr passt
Lange Reaktionszeiten. Immer dieselben Probleme. Steigende Kosten. Irgendwann stellt sich die Frage: Soll ich den IT-Dienstleister wechseln?
Wann ein Wechsel sinnvoll ist
Red Flags:
- Support antwortet erst nach Tagen
- Probleme werden immer nur geflickt, nie gelöst
- Kosten steigen ohne erkennbaren Mehrwert
- Keine proaktive Beratung
- Veraltete Technologie wird weiter genutzt
- Unklare oder intransparente Rechnungen
Gute Gründe zu bleiben:
- Ihr Unternehmen wächst einfach schneller als der Dienstleister
- Ein einzelner Vorfall, nicht ein Muster
- Preis ist höher, aber Qualität stimmt
Der Wechsel-Fahrplan
Phase 1: Vorbereitung (2-4 Wochen)
Bestandsaufnahme:
- Welche Systeme werden betreut?
- Welche Verträge laufen? (Kündigungsfristen!)
- Wo liegen Zugangsdaten? (Achtung: oft beim alten Dienstleister!)
- Welche Dokumentation existiert?
**Wichtig**: Sammeln Sie ALLE Passwörter und Zugangsdaten bevor Sie kündigen!
Phase 2: Neuen Partner finden (2-4 Wochen)
Checkliste für den neuen Anbieter:
- Erfahrung mit Ihrer Branche/Größe?
- Reaktionszeiten vertraglich festgelegt?
- Transparente Preisstruktur?
- Vor-Ort-Support oder nur Remote?
- Referenzen von ähnlichen Kunden?
**Tipp**: Lassen Sie sich ein Angebot für die Übernahme machen. Ein guter Dienstleister kalkuliert den Mehraufwand am Anfang ein.
Phase 3: Übergabe (2-6 Wochen)
Der kritische Teil:
1. Alle Dokumentation übergeben lassen
2. Zugangsdaten ändern
3. Systeme gemeinsam durchgehen
4. Altlasten identifizieren
**Wichtig**: Planen Sie Überlappungszeit ein! Alter und neuer Anbieter sollten beide erreichbar sein.
Phase 4: Stabilisierung (1-3 Monate)
Der neue Dienstleister braucht Zeit, um Ihre Systeme kennenzulernen. In dieser Phase:
- Regelmäßige Check-ins
- Dokumentation aufbauen
- Offene Baustellen abarbeiten
Häufige Probleme beim Wechsel
Problem 1: "Der Alte gibt die Passwörter nicht raus"
Leider verbreitet. Rechtlich sind das Ihre Daten. Notfalls Anwalt einschalten.
**Prävention**: Passwort-Management von Anfang an selbst in der Hand behalten.
Problem 2: "Es gibt keine Dokumentation"
Dann muss der neue Anbieter alles neu erfassen. Das kostet Zeit und Geld.
Problem 3: "Mitten im Wechsel geht was kaputt"
Deshalb: Überlappungszeit einplanen und nicht während kritischer Phasen wechseln.
Kosten eines Wechsels
| Position | Typische Kosten |
|----------|-----------------|
| Übernahme/Onboarding | 500-2000€ |
| Dokumentationserstellung | 500-1500€ |
| Systemüberprüfung | 300-800€ |
| Eventuelle Altlasten-Bereinigung | variiert stark |
Fazit
Ein IT-Dienstleister-Wechsel ist Aufwand, aber manchmal der einzige Weg zu besserem Service. Mit guter Vorbereitung minimieren Sie Risiken.
Wir übernehmen gerne und sorgen für einen sauberen Übergang. Sprechen Sie uns an!