Das Szenario, das niemand will
Es ist Montagmorgen. Ihr IT-Admin ist krank. Und dann passiert es: Der Server streikt.
Panik bricht aus. Niemand weiß:
- Wie man sich am Server anmeldet
- Wo die Backup-Festplatte liegt
- Welcher Dienstleister für den Server zuständig ist
- Was die IP-Adresse des Routers ist
Willkommen in der Welt ohne IT-Dokumentation.
Was IT-Dokumentation wirklich bedeutet
IT-Dokumentation ist mehr als eine Excel-Liste mit Rechnernamen. Es geht um:
1. Hardware-Inventar
- Welche Geräte haben Sie? (Server, PCs, Drucker, Router...)
- Wo stehen sie?
- Wann wurden sie gekauft?
- Wann läuft die Garantie aus?
2. Software & Lizenzen
- Welche Software ist installiert?
- Wie viele Lizenzen haben Sie?
- Wie viele werden genutzt?
- Wann müssen Lizenzen erneuert werden?
3. Zugangsdaten & Kontakte
- Wer hat Admin-Rechte?
- Passwörter für kritische Systeme (sicher gespeichert!)
- Kontakte von Dienstleistern
4. Prozesse & Anleitungen
- Wie wird ein Backup gemacht?
- Was tun bei Ausfall?
- Onboarding neuer Mitarbeiter
Der Business Case für Dokumentation
Ohne Dokumentation:
- IT-Probleme dauern länger (keiner weiß, wo was ist)
- Neue Mitarbeiter sind wochenlang nicht produktiv
- Bei Kündigungen geht Wissen verloren
- DSGVO-Audits werden zum Albtraum
Mit Dokumentation:
- Probleme werden schneller gelöst
- Vertretung ist möglich
- Compliance-Anforderungen erfüllt
- IT-Kosten sinken (keine doppelten Lizenzen mehr)
Wie starte ich?
- . Klein anfangen: Erstmal nur die kritischen Systeme
2. **Verantwortung zuweisen**: Wer pflegt die Doku?
3. **Regelmäßig aktualisieren**: Mindestens quartalsweise
4. **Einfach halten**: Lieber weniger, aber gepflegt
Fazit
IT-Dokumentation ist wie eine Versicherung: Man merkt erst, wie wichtig sie ist, wenn es zu spät ist. Starten Sie heute – Ihr zukünftiges Ich wird es Ihnen danken.